僕の休日は「古本屋」か「図書館」が最高。

ヨシノリハラです。本が大好きです。月に50冊くらい読みます。簡単な書評。忘れないための覚書メモです。

新たな勉強法を開発、音読(ボイスレコーダー)と耳勉(速聴)で「加速学習」モードに入る。

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最近は勉強が楽しくて1日何時間もお部屋にこもりきりです。

カラダシホンのブログネタもあふれるほどにあるのに、それを書くのも、もったいないと思ってしまいます。人はみな、集中できることって、ひとつだと思うのですが、私の場合は、ADHD的傾向が激しいため、ほんとに、何かをしたら何かができなくなってしまいます。ま、集中すべきことに時間を使うのは正しいことです。そう思って心を落ち着けています。

SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

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「音読」で勉強がはかどる

最近、凝り始めたのが「音読」です。

前回の記事で書いたように「マインドマップ書きまくり」が基本的な学習法なのですが(参考:勉強するなら「青ボールペン」は本当なのか?とにかく大量のマインドマップ生産中。 - 僕の休日は「古本屋」か「図書館」が最高。)腕が疲れて棒のようになってきました。同じタイプの勉強だけじゃ、一日何時間も行えません。そこで、違うタイプの勉強を組み入れてみることにしました。それが「音読」です。

「音読」は、以前から興味をもって、いろいろ取り組んでいましたが、単に脳を活性化するくらいの目的では続かないことが分かりました。
(参考:「音読」で脳トレ!朝活10分で脳を活性化させよう。 - カラダシホン日記

ここ一番「資格取得」に向けて勉強を開始する時期になると「音読」は強い味方になってくれそうな気配があります。マインドマップ書きまくりに飽きたら、声を出してテキストや専門書を読む、まったく違う「出力」を試すことで、脳が新鮮に勉強を楽しめているように感じます。あくまでも「感じ」ですが・・・。アマゾンで「音読」を勉強に活かしている人の本を探してみました。

「音読」で「バカ」が「天才」になる!: 世界最強の能力開発メソッド (栗栖書房)

「音読」で「バカ」が「天才」になる!: 世界最強の能力開発メソッド (栗栖書房)

この本から、できる限りの「高速音読」というノウハウを学べました。

著者は、音読が趣味だそうですから、できるときは一日中、音読しているのだとか。けっこう、のど潰れそうになりますよね。私も、ここ最近は、テキストの音読をやっていますが、意外と頭に入るものです。あとで意味をじっくり考えたり、単に座学の勉強にとどまらない可能性を感じます。斉藤孝氏がいつも言うように、五感(様々な感覚)を駆使して、勉強するのが良いのです。

、、、と、知ったようなことを書いていますが、数日間やったくらいです。続けばいいな。

音読+耳勉で「加速」を

動機は、せっかく音読しても、どれくらい積みあがったか、あとで確認できないのがつらいというくらいなのですが、ボイスレコーダーで自分の音読をすべて残してファイリングしておくことにしました。過去に仕事でバリバリ使っていたボイスレコーダーがあります。

無意味に高機能です。どんどんファイルがたまっていきます。これを見てましたら、せっかくだから、外出時や、時間が空いた時に、自分で音読して蓄えた音声ファイルを耳勉したらどうだろうというアイデアが浮かびました。昔は、よく「耳勉」したものです。なんといっても、車を長く運転する仕事などもしていましたので、耳しか使えない時間が多くありました。あの頃に、養った知識がいまだに浮かぶのですから「耳勉」は意外と効果的だと思っています。
脳が良くなる耳勉強法

脳が良くなる耳勉強法

耳から学ぶ勉強法

耳から学ぶ勉強法

しかし、自分の声を、ダラダラ聴くのもけっこう苦行。「高速読み」とか言って、息継ぎができてないし、噛みまくりですし、聞くに堪えません。

そこで、さらに考えました。倍速で聞いたらどうかな?これが、なかなか良いアイデアで「速聴」を駆使して「耳勉」している人は少なくなさそうなんです。まだ、これは実践していないのですが、速聴ソフト(録音した音声をピッチを変えずに倍速していく)などを探しているところです。
soft.edolfzoku.com
わずか数ページ読むだけでも、10分とか簡単にかかっちゃいます。倍速で聞ければ、時間短縮になってよいじゃないか。4倍速で聞けたらすごいですよね。能力開発の旅も、また楽しいものです。

まとめ

やはり人生は「目標」ありきですね。目標があればアイデアもわいてくるというものです。意味のないお勉強は苦行ですが、目的をもって学ぶのは、楽しみになります。ここ10年くらいは、なんだか、目の前の藪を切り裂いて歩いていくのに必死で、目標を定めて歩いていない気がします。なんだかなぁ・・いまさらってのもありますが、何歳からだって、遅すぎることはないのだと念じて、頑張りたいと思っています。

勉強するなら「青ボールペン」は本当なのか?とにかく大量のマインドマップ生産中。

頭がよくなる 青ペン書きなぐり勉強法

頭がよくなる 青ペン書きなぐり勉強法

以前、文房具屋に勤めていたころに、知人から、青ボールペンを大量に注文されました。集中力を培うのには、青ペンが良いのだそうで。そんなわけあるか、と思ったのですが、この本を書いている人は、早稲田塾(予備校)の創業者。それなりに信ぴょう性もありそうです。今さら、受験勉強ではないのですが、ある「資格」を目指して、大量のお勉強に励んでいます。そのタイミングで、そういえば「青ボールペン」って聞いた気がする・・・思い出しました。

私は、こういう偶然を大切にしています。ということで「レビュー」はそれなりですが、やる気を起こすために、マケプレでこの本を購入しました。

毎日3~4時間のマインドマップ集中勉強

もっと若いころからまじめにやっていればよかったと後悔することしきりですが、何歳になってからでも「遅すぎる」ということはないのでしょうから、やる気になった今が大事だと思い、お勉強に励んでいます。朝食前の1時間~1時間半、仕事開始の前に必ず時間を取り分けています。また、夜の時間も少しでもあれば勉強しています。以前から、私の勉強法の核は、手書きのマインドマップで、細かに情報を「まとめていく」やり方です。おぼえこみたいと思う情報は何度でもマインドマップを書き直します。

書きやすいボールペンが大事

私は、大変、細かな文字を書くタイプなので、書きやすいボールペンが必要です。もともと書きやすいペンといえば「ジェットストリーム」ですけど(0.38好きです)。

細かなマインドマップを丁寧に描き上げていく過程では、どうも適していないように思います。本当に多少なんですけど、液漏れするというか、インクが緩いのが気にくわないんですね。どうしても、手がふれる部分がインク染みになってしまうのです。こんな細かなところばかり気になるのです。私の好きな、細かな文字を書き上げるには、今のところ、このペンしかない!というこだわりのペンがあります。残念ながら、現在は廃版。
www.yumegazai.com
代わりになるペンをいろいろ探していましたが、たまたま、以前の在庫の中に眠っていた、ぺんてるのエナージェルが書き味がそれなりによさそうです。0.35です。また、ちょうど、青ペンです。ま、これを見かけたので、青ペン書きなぐり法を思い出したというだけなのですが・・・笑

書きなぐり、使い切ったボールペンや、ボールペンの替え芯をすべてとっておくとよいのだそうです。どれだけ勉強したかわかりますもんね。実にアナログではありますが、こういう勉強法(とにかく根性)は好きです。

まとめ

ちなみに、私は、プロジェクトペーパー(方眼紙)を使ってマップを書きまくるのが好きです。方眼があると、文字のサイズが安定するんです。ほんと、小さなことなんですが、こういうのがどうもまた、大切で。

オキナ プロジェクトペーパー A4 5ミリ方眼 100枚 PPA45S

オキナ プロジェクトペーパー A4 5ミリ方眼 100枚 PPA45S

ちなみに書き上げたマップは一枚も無駄にせず、スキャナで読み取り、PDFにしてevernoteに放り込んでいます。

ほんと受験生みたいなことやってますが、来年の9月に向けて努力を開始しました。なんだか、30代後半になってからの勉強は楽しいかもしれません。

「世界」で働く?今さらだけれども「英語」の勉強をやり直しできるだろうか?

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30代の後半にもなって、英語が必要になりそうな気配を感じています。もともと、英語は嫌いではなくて、好きで英検などを受けていました。高校生の時に受けた準2級が最高位ですけど。

ただ、いざ実践となると、まるで話せない、使えないのです。文章を読んだり、英語を聞いたりするのは、今でも好きなのですが、ビジネスの現場で通用するような力は全くありません。しかし、さらなるキャリアアップ?を考えるときに、世界と対等に話ができないと、この先は無いなと思える状況が見えています。今から10年後に、英語でビジネス上の会話が自由にできるような実力をつけられるだろうか?

まずは、こういうときは本を読むべし、読むべし!なので・・・英語学習本で目に付くものを手当たり次第に読んでみました。

英語学習本を濫読

近くのブックオフで、いかにも自己啓発・ビジネス書っぽい英語学習本をゲット。まさに「情弱」が引っかかるようなタイトルと装丁です。ご多分にもれず、こういうのが大好きで・・。

まずはモチベーション!「世界で働く」

世界で働く人になる!

世界で働く人になる!

本物の英語勉強本の前に、こういう本でモチベーションを上げたいと思いました。国連で働く著者は「日本人が海外で働くメリット」をいくつもあげてくれます。日本では当然の「報連相」の習慣や「時間を守る」ことなど、日本人の特性が海外では「特殊」な武器になることが分かります。ただ英語ができないだけで、海外も視野に入れて働く可能性を自ら断念してしまうというのは残念です。具体的な英語勉強法は、ごくわずかですが、海外で、もしくは、海外の人と働いてみたいというモチベーションになる一冊です。今の私にはピッタリでした。

具体性は乏しいので、英語学習本ノウハウはさらに必要です。そこで手に取ったのが次の2冊。これ、なかなか強烈です。

独学で同時通訳者になった小熊氏の勉強法

TOEICテスト280点だった私が半年で800点、3年で同時通訳者になれた42のルール

TOEICテスト280点だった私が半年で800点、3年で同時通訳者になれた42のルール

小熊氏は、ご自分がどれほど「底辺」だったかを強調していますが、著書から浮かび上がってくるのは、最近の根性のない日本人とは全く別種の「食らいつく」オーラです。まったく、勉強をせずに受験したTOIECが280点だったというのは、ご愛敬ですが、彼女は学生時代から外国人5名(しかも男性!)とルームメイトになり、英会話の特訓を受けています。自らそのような環境に飛び込んでいく力がずば抜けています。

また、半年でスコアアップさせたTOEIC800点を引っ提げて、英語学校の講師をしながら、海外の大学MBAを狙い始めます。と思えば、経営の勉強で早稲田に入学したり、驚くほどの集中力と勉強量です。ご本人は「私でもできたんだから!」と力説しますが、まあ、はた目から見ると、ため息交じりで「あなただからできたんだよ」と言いたくなる感じです。

参考:英語の同時通訳の英語を学ぶ・TOEIC勉強法なら、純国産同時通訳者 小熊弥生

彼女の強い意志の前では「どんな勉強法が良いか」なんて、それほど重要ではない問いに思えます。私の率直な感想から言えば「英語にとりつかれちゃう人」じゃないとできないよなと。小熊さんも、その辺はよくわかっているので、こんな面白い本も出してます。これも読みました。

感動のマスターマップ勉強法 [DVD]

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結局のところ、目的・目標が「超」はっきりしていて、初めて、人は英語を身に着けようと思うわけですよね。「できたらいいよな(できないよりはできたほうが)」くらいの甘いモチベーションでは社会人になってから英語を身に着けるのは難しいでしょう。柔らかなそうなビジネス書風の表紙にすっかり油断させられましたが、そこまでの覚悟が自分にあるのだろうか?と自問自答させられました。

結論から言えば、私の場合は、「そこまでは無理」です。

まとめ

とはいえ、せっかくですので、いくつかの英語学習本(やり直し英語)を読みふけってみました。短期間でスーパーな実力を身に着けられないとしても、コツコツやって10年後には、ある程度の基礎力ができていて、必要な時に必要なものを学べるだけの力があればよいのではないかと思うんですけどね。どうなんですかね。

それぞれ、ここがコツという英語勉強の勘所をまとめてくれてますので、自分なりに、英語勉強法を探してみようと思っています。

「必要」と「願望」を区別する。やりたい仕事ではなく「やらないと困る仕事」に全力を注ごう!

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時間管理を突き詰めて、多くの仕事こなせばこなすほど・・、また、時間管理を行いなんとか余暇の時間を確保すればするほど、なんとなく落ち着かない気持ちにさせられてしまっている自分に気づきました。時間を管理して達成感や満足感を味わうことこそが目標なのに(限られた時間を有意義に使うことこそが幸せになる究極の方法 - ジカンシホン)、やればやるほど、追われたような気持になるのであれば本末転倒です。何かが間違っているような気がしました。

そこで思い起こしたのが、タイムマネジメント研修で学んだ「必要」と「願望」を区別する考え方です。

実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために 実践シリーズ (株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング)

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  • 作者: 坂本 健
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「必要」と「願望」の違い

今、目の前にある仕事が「必要」なのか「願望」なのかが分からなければ、時間管理はもろ刃の剣となります。「願望」は無限です。ということは「やりたい」と思う仕事を追求していけば、いつまでたっても未完了が続くということです。そもそも仕事というものは「必要」だからやるもので「願望」を満たすためのものではありません。「願望」は趣味レベルにとどめないと食いつくされるのが人間の弱みです。ここに仕事中毒になってしまう罠があります。私もそうです。

カギは「必要」と「願望」の違いに気が付くことです。

「必要」とは「不可欠」ということ

「不可欠。むかし学校で習った漢文のレ点をつけて読み下すと、欠くべからず、となります。」 漢文かぁ、懐かしい響きだな。レ点とか。日常会話ではまず出てこないもんな。 「欠けてはならない、欠けると困る。まさに、いま黒川さんが発表された通り、それ以下になったら困るという水準です。」 そう言って、先ほどの不可欠という言葉の下に、 『それがなかったらどうなるか?』 『それをしなかったらどうなるか?』


「この定義を当てはめると、私たちが必要性を判断するときに考えるべきこと、言語化すべきことは、それをやったらどうなるかではなく、それをしなかったらどうなるかということになります。物の購入を考えるときにも、それがあったらではなく、それがなかったらどうなるかを考える。それを考えたときに……」「それをやらないと、またはそれがないと目的や目標を達成できない。または狭義の問題、つまりクレームや納期遅れ、不良などのネガティブな事象が発生する。それが、必要という言葉の意味合いになります。」

引用:実践!タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために Kindle版 坂本 健 (著)

私たちがなすべき仕事は基本的に「しなかったらどうなるか?」と自問して、放っておけないことであるべきです。なぜなら、しなくても困らない、しなきゃしないで済む仕事や、誰かがやる仕事であれば、自分の貴重な資源を費やす価値が無いのです。あまりにドライな考え方のように思えますが、ここには、時間が限りある資源であるという、非常にシンプルな真実があります。何もかもコミットしていけば、何もやる時間が無くなってしまうのは当然のことなのです。

この仕事が「必要」かどうかを自問するにあたり、それをしないことで、

・どんな問題が
・どれくらい

発生するかを考えてみると良いようです。それがソコソコで許容できるリスクなら、それを「しない」という選択肢もあるということです。優先順位と比較される語で「劣後順位」という言葉があります。ドラッカーの著書に登場する言葉です。
参考:難しいのは優先順位ではなく劣後順位の決定だ。 | 3分間ドラッカー 「経営学の巨人」の名言・至言 | ダイヤモンド・オンライン

劣後順位を、簡単に言えば「しないこと」を決めること。「すること」を決めることは「しないこと」を決めることでもあるのです。「必要」な仕事に関する考え方がしっかりマスターされていれば、劣後順位も優先順位も決められるようになるでしょう。

「願望」とは「あったらいいな」

「この、必要という言葉の対極として、私がよく紹介するのが『願望』という言葉です。それがなかったらどうなるか? と聞かれたときに、無くても特に問題は起きないけど、あったらこんなにいいことがある。あったらいいな。これが願望です。願望をすべて否定するわけではありませんが、優先順位ということを考えるならば、まず必要を満たすことが先でしょう。もし、そういう必要をすべて満たして、なお余力があるならば願望に手をつければいい。願望のために残業していては本末転倒となりますので、そこは費用対効果を考えて、きちんと判断しないと過剰品質に陥る可能性が高くなります。」


引用:実践!タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために Kindle版 坂本 健 (著

「必要」と対照的な言葉に「願望」があります。「あったらいいな」「やりたい」という「願望」に属する仕事には限界がありません。自分の好きな分野の仕事を突き詰めていくときこそ、この罠があります。「必要」な仕事と「願望」が混じってしまうと、いつまでたってもその仕事を終わらせることができません。タイムマネジメント研修の言葉で言えば「過剰品質」。つまり「やりすぎ」なのです。

大事な仕事でも「やりすぎ」は勧められません。時間が無限にあり、すでに厭世的な生活を送っている芸術家であればよいのです。芸術家の多くは、当時の世に受け入れられませんでしたが、それはおそらく「過剰品質」だったからでしょう。「必要」な仕事をおざなりにして「願望」の仕事を追求した故に、完成度は高まりましたが、彼らが生きている間にその作品が認められることはありませんでした。こと、ビジネスで考えると、芸術家の生き方は美談にはなりません。こだわりがありすぎると、どれだけ仕事ができても、必要と無駄を分けて考えられない人とみなされること必至です。

そこで、自分が今取り組んでいる仕事を見直すことが「必要」です。

・これは本当に「必要」な仕事なのだろうか?
・もしかすると「願望」に属する仕事ではないだろうか?

目の前のことをめいっぱいやる

このようにして「必要」をしっかりあぶりだして初めて、目の前の仕事を全力で行う時間管理が生きてくるのです。そして、まあ、けっこう悲しい真実ではありますが、とにかく「必要」をこなしていくだけで「願望」の仕事を行う時間はほとんどないことに気づくのです。ということは「願望」の仕事を優先して、やりすぎている時、「必要」は放り出していることになりますね。

確かに痛いのですが、この真実から目を背けてはいけないと自戒します。

「能力を高める近道は、目先のことをめいっぱいやるだけです。仕事がよくできる人を目にすると、自分との差があまりにも離れすぎていて、気が遠くなり、あきらめてしまいがちです。しかし、目の前にどれだけできる人がいても気にする必要はありません。大事なのは、今自分がやるべきことをめいっぱい努力することです。すると、時間の価値が加速度的に上昇し、能力も向上していきます。」


引用;誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著)

まとめ

どうして、これほど忙しいのだろうか?そして、どうしてこれほど満足感が無いのだろうか?ここに「必要」と「願望」のワナがあるということに気づかされました。今まで意識していなかったことだったので、違う角度から突然タックルを受けて、ひっ転んだような衝撃を受けましたが、時間管理の生き方を突き詰めていくためには必要な衝撃だったと思っています。

この考え方がマニャーナの法則のベースになっているのだと思います。単に仕事の先送りではなく「なすべき仕事」(必要)はそれほど多くないので、一日ごとに仕事は「完了」させられるということなんでしょうね。私は、未完了リストを見ながらいつもいつも焦った気持ちでいたのです。完全に間違っていました。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

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  • 作者: マーク・フォースター,青木高夫
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私は確実に電話よりメール派!メールは即座に返信するのが私の流儀。

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仕事のできる人はメールを使いこなしています。たぶん。ただ、どちらかというと電話派、メール派が分かれるのではないでしょうか。自分の好みにより、述べられている成功法則もさまざまであるように思います。

私は確実に電話より、メール派です。そもそも電話が嫌いでメールの方がコミュニケーションがとりやすいという性格も関係しているのかもしれません。性格もあり、メールで仕事をこなすことには何の抵抗もありませんので、自分の得意を徹底的に磨いてきたいですね。

これ磨くと「ワザ」化しますよ。

仕事は電話よりメールで済ませる

「今や、一日に一度も携帯電話が鳴らない日があります。ところが、メールは確実に数百通届きます。例えば、取引先に一日で二〇本の電話をかけてみてください。多分、たいへんな思いをするでしょう。二〇件すべてと通話ができることはまれで、二~三件は連絡が付かないかもしれません。ところが、電子メールなら、二〇通送っても一時間とかかりません。しかも、電話よりも的確なやり取りができます。聞き間違いや伝言が伝わらないなど、電話にありがちなトラブルはすべて解消できるのです。

メールは、相手も自分も時間を拘束されない素晴らしいコミュニケーションの手段なのです。例えば、一本の電話なら負担が少ないように感じるかもしれませんが、これは間違いです。一本でも、一〇本でも、コミュニケーションはすべてメールに切り替えましょう。」


引用;誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著)

現在、進めている仕事は電話よりメールの方がメリットが大きいと感じています。まず、お互いに記録が残ること。言った言わないになりません。資料や画像の添付ができること。後になってgmailで検索できること。転送できること。電話では不可能なメリットがいくらでも思い浮かびます。

もっとも仕事の忙しい時には、私は早朝5時頃に一気にメール返信などを行っていましたが、電話を同じようにこなすのは不可能です。できる時に「作業」としてまとめて行えるのもメリット。あえて、対面、電話よりメールで済ませるという意識を持っても良いと思います。もちろん、すべてがメールで完結する仕事は稀だと思いますので、何度も顔を合わせている担当者や同僚など、普段の関係の上に構築されていくというイメージですね。

メールの返信が速いことのメリット

「あなたの返信が遅いと、相手は常にメールを送ってくれることをしなくなり、急ぎの用件は電話をかけてくるでしょう。僕は、とにかく返信が早いので、急ぎの用事でもメールでやってきます。これはとても嬉しいことです。メールの返事が遅いと、相手は「読んでいるのかな?」と、不安になります。これもよくありません。返事がすぐにできないとしても「折り返しお返事いたします」という確認のメールだけでも送っておきましょう。」


引用;誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著)

過去にもメールの返信が速い人の本を何冊か読んだことがあります。中には、メールを読んだ瞬間に強制的に返信ボタンを押すという猛者もいて笑えました。メールの返信を早くすればするほどメリットがあります。ある意味の信頼残高という価値が貯まります。

メールの返信が速いと電話が来なくなるというのは大きなメリットですね。この人はメールすればOKと思ってくれると、相手との連絡ラインも基本はメールになります。私のメール返信はなかなかのスピードだと自負していますが、もっと精度をあげていきたいと思います。まだ、けっこう電話来るので(笑)

メールの返信に関しては諸説あります。

メールで仕事が中断されてもかまわない

マニャーナの法則をはじめとして、あえてメールの返信をすぐにしない派も多いのですが、これは人それぞれのスタイルだと思います。たぶん、メールの返信を遅らせる人は、どちらかというと電話派なんじゃないかなと思います。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

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来たメールに即座に反応していくと、仕事が何度も中断されてしまう。マルチタスクで集中力が低下してしまう罠を指摘する人たちもいます。しかし、私は仕事が中断されるデメリットより、即座にタスクを完了させてしまう方を取りたいですね。クラスタリングの発想で考えれば、脳の切り替えのスピードは一般的に考えられているよりはるかに速いんです。

私は、タイマーをかけて仕事をしていますが、一区切り(10分、15分)の合間にメールに返信したり、メールの下書きを作ることは可能です。短いスパンでメールに返信する時間を定期的にとるイメージでしょうか。
lifetime.hatenadiary.com

メールの返信に関しては全く対立する「派」があって面白いですけどね。私は即返信派です。

メールはすぐに返信するな。 (中経出版)

メールはすぐに返信するな。 (中経出版)

メールは1分で返しなさい!

メールは1分で返しなさい!

まとめ

すでにバリバリ仕事でメールを使いこなしています。メールなしでは私の生活は成り立ちません。今の自分の仕事スタイルを確立し、自信を持つためのポストでした。同じスタイルで仕事をこなしていく人を見ると、やはり安心しますもの。

仕事に追われない秘訣!計画を立てる時は「アポ」だけではなく「作業」の時間も決めておく!

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どうしても時間が足りなくなってしまう!と慌てる(もしくは落ち着かない気分になる)ことが多いです。動かせないアポイントメントや自分でどうしようもできない時間はともかくとして、それ以外の時間の使い方にもう少し自覚的になる必要を感じています。今日は、やってみるとシンプルなことなのですが、意外と抜けてしまう時間管理テクニックの話です。

作業もスケジュールに反映させる

「必ず作業もスケジュールに反映させてください。もちろん、そのためには、自分が作業をするのにどのくらい時間がかかるのか、見積もれないと話になりません。作業時間を見積もる方法は後述します。ちなみに僕の仕事は、アポイントと作業が半々程度の比率です。作家と聞くと、原稿ばかり書いているように思われるかもしれません。しかし、日中のほとんどは外出しています。取材や打ち合わせ、講演、コンサルティングなどに忙しくしているのです。しかし、私たちの仕事では、成果物である原稿を書かなければなりません。ですから、アポイントと作業をしっかり分類できなければ、締め切りが守れないわけです。」


引用:誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHP) 戸田 覚

私の場合、スケジュールはすべてグーグルカレンダーで管理しています。通知を設定しておくと決まった時間に、翌日の予定をメールで送ってくれ、またその日の早朝5時に予定の一覧をメールで送ってくれるのが非常に便利です。しかし、この予定に「作業時間」を反映させるというのは盲点でした。アポは必ず入力するのですが、そのアポをこなすには、事前の準備・資料の作成などが必要です。いつもは頭の中で逆算して作っていくのですが、複数の案件を抱えると、常に追われている感じになっています。

グーグルカレンダーに「作業」を入力

そこで、改めて自分の予定に向き合うと、いつ、どこで、「作業」や「事前準備」を行うかの「計画」ができていないということに気づきました。アポだけではなくて、「作業」の時間も組み入れる必要があるのです。ここまですると、その日、仕事に向き合ったときに、何をするかで思考を働かせる必要がなくなります。テーブルの上にあるものをとにかくこなしていけばいいだけ。

最近読んだ吉澤氏の本では、時間割を色分けすることが勧められていました。何に自分の時間を使っているのかを色分けすると課題や改善ポイントが見えてきます。私の場合は、もはや自分には時間が無いということを確認するために使えました。

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画像引用:仕事に使える 感情コントロールの技術 単行本(ソフトカバー) – 2013/1/25 吉澤 ゆか (著) P145

さっそく、グーグルカレンダーに細かに入力を始めましたが、なかなかゲンナリしてきます。それと同時に、これだけの量の仕事を持っているのだから、新たな仕事をどれだけ受けられるのか(実際には「受けられないのか」)が分かります。その瞬間には、まだやれる!と思うのですが、ちゃんと見積もれていないんですよね・・。

やはりちゃんと外に出して計画を考えることが必要だということが分かります。忙しい、忙しいと思って、生きていますが、どうもマッチポンプ(自分で火をつけて消して歩く無意味な様)のような気もしています。いかんね。ここらへんで抜本的な改革に進みたいところです。

「クラスタリング」。簡単に言えば、仕事と仕事の間のスキマ時間をフル活用して仕事にあたること。

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やるべきこと、要求されることはあふれんばかりですが1日の時間はどうしても決まっています。どんな人にも24時間しかありません。どうしても「時間」が無い・・・と焦る気持ちに追われる日々ですが、そんな毎日に、ほんの少しでも余裕を持つ方法をご紹介します。実は、手のひらからこぼれるかの如く、意外と浪費してしまう・・「小銭」のような貴重な時間があることに気づきました。それが仕事と仕事の間の「スキマ時間」です。

「スキマ時間」を使うテクニックを「クラスタリング」と呼びます。(この言葉は別の意味でも使われますが、ここではスキマ時間使用法として紹介したいと思います。クラスターは「かけら」という意味で、細分化、分割、分解といった意味を持ちます。)貴重な洞察を与えてくれた一冊の本をご紹介します。

実践!タイムマネジメント研修:

実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために 実践シリーズ (株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング)

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  • 作者: 坂本 健
  • 出版社/メーカー: 株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング
  • 発売日: 2015/01/03
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この本は、実際のタイムマネジメント研修の様子をそのまま体感できる面白い作りになっています。きわめて効果的だったアイデアが上記の「クラスタリング」です。簡単に言えば、仕事と仕事の間のスキマ時間をフル活用して仕事にあたる・・というものです。

クラスタリングは効率が良い

紹介されている研修では、ビチビチに詰まっている予定の中で「4時間」の新たな仕事を依頼されるという場面が登場します。ほとんど人が金曜日の夜の「残業」でなんとか時間を確保しようとしますが実際には、クラスタリングのテクニックを使えば、改めて時間を作らなくても4時間を確保できることを講師は示していきます。

簡単に言えば、スキマ時間を使いましょうということ。でも、ほとんどの人が「それは無理っしょ」と思います。こんな少しの時間じゃ何もできないよ!って。集中するまでに時間がかかるし、エンジンかかったころに中断されるのって、逆に非効率じゃない?って思うんです。しかし、ここで講師が図表を出しながら、説明します。実は、私たちの脳の働きは自分が思っているよりもはるかに優秀なのです。

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「私たちの脳みそって、実は私たちが考えている以上に優秀なんですね。一気に仕事の要領をつかみ、集中力も高まり、処理量が飛躍的に上がっていきます。だいたい5分から10分くらいで、完全に仕事に入り込んでいくのが普通です。」 そう言いながら、日向講師は赤い曲線をぐっと急カーブで頂点まで引き上げた。それからいったんマーカーを置き、こちらを向いた。「間違っても30分もかかることはありません。」


「5分というのは、実は結構いろんなことができてしまう長さなんです。テレビを見たり、雑誌を読んだりというように、受け身で消費するだけならあっという間に感じている時間ですが、能動的に生産活動に向けると、全く感じ方が異なるんです。みなさんがこのホワイトボードに書いてあるように、10分くらいで急速に処理量が上がっていくという事象に違和感を持つのはなぜか。それは10分間という時間を意識的に、客観的に使ったことがなく、その時間が持つ可能性を過小評価しているからなんです。」」


引用:実践!タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために Kindle版 坂本 健 (著) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

なんと、わずか5分か10分で脳は集中力のある仕事を十分にこなせるほどのトップスピードに入るのだそうです。その逆に、40-50分で急激にパフォーマンスが落ちる(集中できなくなる)のです。このことを考えると、まとまって大きな時間を割くよりも、細かな時間をフル活用していったほうが、実は大きな仕事を片付ける際にはスピードアップすると言えるわけです。

4時間かかると見積もった仕事もクラスタリングでこなすと3時間前後で終わることもあるそうです。多くの人が10分、15分という時間を「自覚的」に使っていないために、そのわずかな時間でどれほど多くのことができるかを知らないと言われます。・・・・悔しいながら、私もそうでした。

15分を侮るなかれ

カギは、まとまった時間が無いと「時間が無い」と感じてしまう自分の中の心のハードルだったようです。小さなものでも積み上げていくと大きなことを成し遂げることがができます。日本のことわざでも「塵も積もれば山となる」と言います。時間も同じように使えるのです。そして、そのほうが効率的だという真実。

「15分」のスキマ時間も積み重なると莫大な時間になります。ここで改めて計算してみましょう。

もし、1年間、毎日15分、時間をとることができれば・・・


「15分×365日=91時間」


これは、週2回、1時間の習い事に通うのと同じ時間量となります。

また、1日のうち、数回、端数ともいえる15分が空いてしまうことがあります。もし、1日のうち15分×4回が使えるとしたら当然ですが、1時間の時間が使えることになります。


「1時間×365日=365時間」


これは1日8時間労働の仕事で考えれば、実に45日分の時間になると言います。(45日休暇をとろうと思うと大変ですよね・・ っていうか普通は不可能)


参考:1日15分でうまくいく「できる人」の時間活用術 箱田忠昭 - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

できる人は必ず使っている

仕事のできる人というのは、だいたい、スキマ時間をフル活用しているものです。

例えば、戸田氏の場合は、原稿をスキマ時間で書き上げています。わずかな時間でも、ゼロではないのです。

「一〇分以上の時間が空けば、単行本の原稿を書き始めます。一〇分では五行しか書けないかもしれません。しかし、そんな細切れの作業を一〇回くらい繰り返せば、五〇行書けるのです。こんな地道な積み重ねが重要なのです。もちろん、五分間で一息ついて休息するのもいいでしょう。しかし、繰り返し書いているように、休憩と何もしないということは別です。ただぼんやりと五分を捨てている人は、一日に三回も四回も捨てているのです。結果、毎日三〇分は捨ててしまうことになります。」


引用:誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著)

戸田氏は「中断できる作業が細切れ時間に向いているわけです。商談を細切れにするのは不可能ですが、書類作りなら可能」と言っています。人が関わらない仕事の中にはチョコチョコと手をつけられる仕事が多くあります。こんな少しの時間じゃできないだろうし・・と思うところがワナで、人はわずかの時間に多くのことができるものなのです。

時間の使い方に「自覚的」になる

もちろん「クラスタリング」という概念を知ったからと言って飛躍的に仕事が楽になるわけではありません。

こうした「技術」は使いこなせるまで多くの練習が必要です。まず最初にできるのは自分の時間の使い方に「自覚的」になることかもしれません。ここに15分、あそこに10分、ここにも20分、一日のうちに発生している「小銭」のような時間を「自覚」することからスタートです。まず時間に「自覚的」になると、あ~、これがまるで「小銭」のような時間なのだと気づけるようになります。そこからスタートなのです。

まとめ

「クラスタリング」という言葉が与えられることでスキマ時間の価値はグッと上がった気がします。何より、短い時間をチョコチョコ使っていく仕事が「逆に」効率的であるという真実は、発想の転換を促します。時間管理ノウハウの肝として、日々の生活の中でこぼれ落ちそうな小銭のような時間をどう使うかを徹底して考えてみたいと思っています。

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