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ジカンシホン

時間は資本です。時間管理大好き。

「クラスタリング」。簡単に言えば、仕事と仕事の間のスキマ時間をフル活用して仕事にあたること。

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やるべきこと、要求されることはあふれんばかりですが1日の時間はどうしても決まっています。どんな人にも24時間しかありません。どうしても「時間」が無い・・・と焦る気持ちに追われる日々ですが、そんな毎日に、ほんの少しでも余裕を持つ方法をご紹介します。実は、手のひらからこぼれるかの如く、意外と浪費してしまう・・「小銭」のような貴重な時間があることに気づきました。それが仕事と仕事の間の「スキマ時間」です。

「スキマ時間」を使うテクニックを「クラスタリング」と呼びます。(この言葉は別の意味でも使われますが、ここではスキマ時間使用法として紹介したいと思います。クラスターは「かけら」という意味で、細分化、分割、分解といった意味を持ちます。)貴重な洞察を与えてくれた一冊の本をご紹介します。

実践!タイムマネジメント研修:

実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために

実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために

  • 作者: 坂本 健
  • 出版社/メーカー: 株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング
  • 発売日: 2015/01/03
  • メディア: Kindle版
  • この商品を含むブログを見る

この本は、実際のタイムマネジメント研修の様子をそのまま体感できる面白い作りになっています。きわめて効果的だったアイデアが上記の「クラスタリング」です。簡単に言えば、仕事と仕事の間のスキマ時間をフル活用して仕事にあたる・・というものです。

クラスタリングは効率が良い

紹介されている研修では、ビチビチに詰まっている予定の中で「4時間」の新たな仕事を依頼されるという場面が登場します。ほとんど人が金曜日の夜の「残業」でなんとか時間を確保しようとしますが実際には、クラスタリングのテクニックを使えば、改めて時間を作らなくても4時間を確保できることを講師は示していきます。

簡単に言えば、スキマ時間を使いましょうということ。でも、ほとんどの人が「それは無理っしょ」と思います。こんな少しの時間じゃ何もできないよ!って。集中するまでに時間がかかるし、エンジンかかったころに中断されるのって、逆に非効率じゃない?って思うんです。しかし、ここで講師が図表を出しながら、説明します。実は、私たちの脳の働きは自分が思っているよりもはるかに優秀なのです。

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「私たちの脳みそって、実は私たちが考えている以上に優秀なんですね。一気に仕事の要領をつかみ、集中力も高まり、処理量が飛躍的に上がっていきます。だいたい5分から10分くらいで、完全に仕事に入り込んでいくのが普通です。」 そう言いながら、日向講師は赤い曲線をぐっと急カーブで頂点まで引き上げた。それからいったんマーカーを置き、こちらを向いた。「間違っても30分もかかることはありません。」


「5分というのは、実は結構いろんなことができてしまう長さなんです。テレビを見たり、雑誌を読んだりというように、受け身で消費するだけならあっという間に感じている時間ですが、能動的に生産活動に向けると、全く感じ方が異なるんです。みなさんがこのホワイトボードに書いてあるように、10分くらいで急速に処理量が上がっていくという事象に違和感を持つのはなぜか。それは10分間という時間を意識的に、客観的に使ったことがなく、その時間が持つ可能性を過小評価しているからなんです。」」


引用:実践!タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために Kindle版 坂本 健 (著) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

なんと、わずか5分か10分で脳は集中力のある仕事を十分にこなせるほどのトップスピードに入るのだそうです。その逆に、40-50分で急激にパフォーマンスが落ちる(集中できなくなる)のです。このことを考えると、まとまって大きな時間を割くよりも、細かな時間をフル活用していったほうが、実は大きな仕事を片付ける際にはスピードアップすると言えるわけです。

4時間かかると見積もった仕事もクラスタリングでこなすと3時間前後で終わることもあるそうです。多くの人が10分、15分という時間を「自覚的」に使っていないために、そのわずかな時間でどれほど多くのことができるかを知らないと言われます。・・・・悔しいながら、私もそうでした。

15分を侮るなかれ

カギは、まとまった時間が無いと「時間が無い」と感じてしまう自分の中の心のハードルだったようです。小さなものでも積み上げていくと大きなことを成し遂げることがができます。日本のことわざでも「塵も積もれば山となる」と言います。時間も同じように使えるのです。そして、そのほうが効率的だという真実。

「15分」のスキマ時間も積み重なると莫大な時間になります。ここで改めて計算してみましょう。

もし、1年間、毎日15分、時間をとることができれば・・・


「15分×365日=91時間」


これは、週2回、1時間の習い事に通うのと同じ時間量となります。

また、1日のうち、数回、端数ともいえる15分が空いてしまうことがあります。もし、1日のうち15分×4回が使えるとしたら当然ですが、1時間の時間が使えることになります。


「1時間×365日=365時間」


これは1日8時間労働の仕事で考えれば、実に45日分の時間になると言います。(45日休暇をとろうと思うと大変ですよね・・ っていうか普通は不可能)

参考:1日15分でうまくいく「できる人」の時間活用術 箱田忠昭 - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

できる人は必ず使っている

仕事のできる人というのは、だいたい、スキマ時間をフル活用しているものです。

例えば、戸田氏の場合は、原稿をスキマ時間で書き上げています。わずかな時間でも、ゼロではないのです。

「一〇分以上の時間が空けば、単行本の原稿を書き始めます。一〇分では五行しか書けないかもしれません。しかし、そんな細切れの作業を一〇回くらい繰り返せば、五〇行書けるのです。こんな地道な積み重ねが重要なのです。もちろん、五分間で一息ついて休息するのもいいでしょう。しかし、繰り返し書いているように、休憩と何もしないということは別です。ただぼんやりと五分を捨てている人は、一日に三回も四回も捨てているのです。結果、毎日三〇分は捨ててしまうことになります。」


引用:誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

戸田氏は「中断できる作業が細切れ時間に向いているわけです。商談を細切れにするのは不可能ですが、書類作りなら可能」と言っています。人が関わらない仕事の中にはチョコチョコと手をつけられる仕事が多くあります。こんな少しの時間じゃできないだろうし・・と思うところがワナで、人はわずかの時間に多くのことができるものなのです。

時間の使い方に「自覚的」になる

もちろん「クラスタリング」という概念を知ったからと言って飛躍的に仕事が楽になるわけではありません。

こうした「技術」は使いこなせるまで多くの練習が必要です。まず最初にできるのは自分の時間の使い方に「自覚的」になることかもしれません。ここに15分、あそこに10分、ここにも20分、一日のうちに発生している「小銭」のような時間を「自覚」することからスタートです。まず時間に「自覚的」になると、あ~、これがまるで「小銭」のような時間なのだと気づけるようになります。そこからスタートなのです。

まとめ

「クラスタリング」という言葉が与えられることでスキマ時間の価値はグッと上がった気がします。何より、短い時間をチョコチョコ使っていく仕事が「逆に」効率的であるという真実は、発想の転換を促します。時間管理ノウハウの肝として、日々の生活の中でこぼれ落ちそうな小銭のような時間をどう使うかを徹底して考えてみたいと思っています。

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