ジカンシホン

時間は資本です。時間管理大好き。

仕事に追われない秘訣!計画を立てる時は「アポ」だけではなく「作業」の時間も決めておく!

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どうしても時間が足りなくなってしまう!と慌てる(もしくは落ち着かない気分になる)ことが多いです。動かせないアポイントメントや自分でどうしようもできない時間はともかくとして、それ以外の時間の使い方にもう少し自覚的になる必要を感じています。今日は、やってみるとシンプルなことなのですが、意外と抜けてしまう時間管理テクニックの話です。

作業もスケジュールに反映させる

「必ず作業もスケジュールに反映させてください。もちろん、そのためには、自分が作業をするのにどのくらい時間がかかるのか、見積もれないと話になりません。作業時間を見積もる方法は後述します。ちなみに僕の仕事は、アポイントと作業が半々程度の比率です。作家と聞くと、原稿ばかり書いているように思われるかもしれません。しかし、日中のほとんどは外出しています。取材や打ち合わせ、講演、コンサルティングなどに忙しくしているのです。しかし、私たちの仕事では、成果物である原稿を書かなければなりません。ですから、アポイントと作業をしっかり分類できなければ、締め切りが守れないわけです。」


引用:誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHP) 戸田 覚

私の場合、スケジュールはすべてグーグルカレンダーで管理しています。通知を設定しておくと決まった時間に、翌日の予定をメールで送ってくれ、またその日の早朝5時に予定の一覧をメールで送ってくれるのが非常に便利です。しかし、この予定に「作業時間」を反映させるというのは盲点でした。アポは必ず入力するのですが、そのアポをこなすには、事前の準備・資料の作成などが必要です。いつもは頭の中で逆算して作っていくのですが、複数の案件を抱えると、常に追われている感じになっています。

グーグルカレンダーに「作業」を入力

そこで、改めて自分の予定に向き合うと、いつ、どこで、「作業」や「事前準備」を行うかの「計画」ができていないということに気づきました。アポだけではなくて、「作業」の時間も組み入れる必要があるのです。ここまですると、その日、仕事に向き合ったときに、何をするかで思考を働かせる必要がなくなります。テーブルの上にあるものをとにかくこなしていけばいいだけ。

最近読んだ吉澤氏の本では、時間割を色分けすることが勧められていました。何に自分の時間を使っているのかを色分けすると課題や改善ポイントが見えてきます。私の場合は、もはや自分には時間が無いということを確認するために使えました。

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画像引用:仕事に使える 感情コントロールの技術 単行本(ソフトカバー) – 2013/1/25 吉澤 ゆか (著) P145

さっそく、グーグルカレンダーに細かに入力を始めましたが、なかなかゲンナリしてきます。それと同時に、これだけの量の仕事を持っているのだから、新たな仕事をどれだけ受けられるのか(実際には「受けられないのか」)が分かります。その瞬間には、まだやれる!と思うのですが、ちゃんと見積もれていないんですよね・・。

やはりちゃんと外に出して計画を考えることが必要だということが分かります。忙しい、忙しいと思って、生きていますが、どうもマッチポンプ(自分で火をつけて消して歩く無意味な様)のような気もしています。いかんね。ここらへんで抜本的な改革に進みたいところです。

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