ジカンシホン

時間は資本です。時間管理大好き。

私は確実に電話よりメール派!メールは即座に返信するのが私の流儀。

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仕事のできる人はメールを使いこなしています。たぶん。ただ、どちらかというと電話派、メール派が分かれるのではないでしょうか。自分の好みにより、述べられている成功法則もさまざまであるように思います。

私は確実に電話より、メール派です。そもそも電話が嫌いでメールの方がコミュニケーションがとりやすいという性格も関係しているのかもしれません。性格もあり、メールで仕事をこなすことには何の抵抗もありませんので、自分の得意を徹底的に磨いてきたいですね。

これ磨くと「ワザ」化しますよ。

仕事は電話よりメールで済ませる

「今や、一日に一度も携帯電話が鳴らない日があります。ところが、メールは確実に数百通届きます。例えば、取引先に一日で二〇本の電話をかけてみてください。多分、たいへんな思いをするでしょう。二〇件すべてと通話ができることはまれで、二~三件は連絡が付かないかもしれません。ところが、電子メールなら、二〇通送っても一時間とかかりません。しかも、電話よりも的確なやり取りができます。聞き間違いや伝言が伝わらないなど、電話にありがちなトラブルはすべて解消できるのです。

メールは、相手も自分も時間を拘束されない素晴らしいコミュニケーションの手段なのです。例えば、一本の電話なら負担が少ないように感じるかもしれませんが、これは間違いです。一本でも、一〇本でも、コミュニケーションはすべてメールに切り替えましょう。」


引用;誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

現在、進めている仕事は電話よりメールの方がメリットが大きいと感じています。まず、お互いに記録が残ること。言った言わないになりません。資料や画像の添付ができること。後になってgmailで検索できること。転送できること。電話では不可能なメリットがいくらでも思い浮かびます。

もっとも仕事の忙しい時には、私は早朝5時頃に一気にメール返信などを行っていましたが、電話を同じようにこなすのは不可能です。できる時に「作業」としてまとめて行えるのもメリット。あえて、対面、電話よりメールで済ませるという意識を持っても良いと思います。もちろん、すべてがメールで完結する仕事は稀だと思いますので、何度も顔を合わせている担当者や同僚など、普段の関係の上に構築されていくというイメージですね。

メールの返信が速いことのメリット

「あなたの返信が遅いと、相手は常にメールを送ってくれることをしなくなり、急ぎの用件は電話をかけてくるでしょう。僕は、とにかく返信が早いので、急ぎの用事でもメールでやってきます。これはとても嬉しいことです。メールの返事が遅いと、相手は「読んでいるのかな?」と、不安になります。これもよくありません。返事がすぐにできないとしても「折り返しお返事いたします」という確認のメールだけでも送っておきましょう。」


引用;誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい! 時間管理術 (PHPビジネス新書) Kindle版 戸田 覚 (著) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

過去にもメールの返信が速い人の本を何冊か読んだことがあります。中には、メールを読んだ瞬間に強制的に返信ボタンを押すという猛者もいて笑えました。メールの返信を早くすればするほどメリットがあります。ある意味の信頼残高という価値が貯まります。

メールの返信が速いと電話が来なくなるというのは大きなメリットですね。この人はメールすればOKと思ってくれると、相手との連絡ラインも基本はメールになります。私のメール返信はなかなかのスピードだと自負していますが、もっと精度をあげていきたいと思います。まだ、けっこう電話来るので(笑)

メールの返信に関しては諸説あります。

メールで仕事が中断されてもかまわない

マニャーナの法則をはじめとして、あえてメールの返信をすぐにしない派も多いのですが、これは人それぞれのスタイルだと思います。たぶん、メールの返信を遅らせる人は、どちらかというと電話派なんじゃないかなと思います。
参考:マニャーナの法則 明日できることを今日やるな 単行本(ソフトカバー) – 2007/4/5 マーク・フォースター (著), 青木 高夫 (翻訳) - ただの読書ログ(ヨシ・ノリハラ)

来たメールに即座に反応していくと、仕事が何度も中断されてしまう。マルチタスクで集中力が低下してしまう罠を指摘する人たちもいます。しかし、私は仕事が中断されるデメリットより、即座にタスクを完了させてしまう方を取りたいですね。クラスタリングの発想で考えれば、脳の切り替えのスピードは一般的に考えられているよりはるかに速いんです。

私は、タイマーをかけて仕事をしていますが、一区切り(10分、15分)の合間にメールに返信したり、メールの下書きを作ることは可能です。短いスパンでメールに返信する時間を定期的にとるイメージでしょうか。
lifetime.hatenadiary.com

メールの返信に関しては全く対立する「派」があって面白いですけどね。私は即返信派です。

メールはすぐに返信するな。 (中経出版)

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メールは1分で返しなさい!

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まとめ

すでにバリバリ仕事でメールを使いこなしています。メールなしでは私の生活は成り立ちません。今の自分の仕事スタイルを確立し、自信を持つためのポストでした。同じスタイルで仕事をこなしていく人を見ると、やはり安心しますもの。

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